写一封恰当的邮件|邮件礼仪

社交礼仪丨写一封恰当的邮件

文/李雪含

早先有写过文章,这个算是旧文重发了:额外补充一下邮件写作

就目前来讲,尤其是互联网从业者很多工作的沟通和开展都依赖于社交应用和邮件往来,对于很多人来讲第一印象不再是见面,而是你在社交应用的回复又或者是邮件的一次传递回复。

基于此,我们需要养成良好的工作习惯,即做好细节来帮助推动工作的细节,就像社交礼仪一样邮件礼仪的本质也是为了沟通重要事项而存在,所以本质上的出发点就是:永远站在对方的角度考虑问题,沟通中让对方感到舒服。

写一封恰当的邮件|邮件礼仪

发送或回复邮件时用真实名字

邮件礼仪的第一个关键点:尽可能使用真实名字(身份证和名片统一的名字),并不会说暴露个人隐私什么的,这一条只是为了让对方在看到你的邮件时能一眼知道是谁给我的邮件,而不用猜想“情为何物是谁啊?怎么知道我的邮箱?是垃圾邮件吗?”。

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写一封恰当的邮件|邮件礼仪

写一封恰当的邮件|邮件礼仪

邮件的标题:事件+时间+发送人名字。

标题的作用就是为了让对方可以一眼知道这封邮件大概讲了什么事情,这是谁在什么时间发过来的邮件,以此让对方快速判断该事件的紧急重要性来进行处理。

写一封恰当的邮件|邮件礼仪

邮件正文:尽可能只使用分段,缩进,加粗。

分段(原则上一段一件事)的意义在于用list清单的方式让对方能清楚知道邮件里有哪些事件。

用缩进来表达事件之间的分层和逻辑关系。

用加粗来表现重要性以及强调效果。

落款问候是出于礼节性的问候祝福。

署名和联系方式是在对方对该邮件有以后急需联系你进行沟通确认时可以快速联系到你的方式。

ps:至于开头的问候语看情况哈(个人觉得不是很重要),总之内容重于形式,站在对方的角度考虑问题,如何让对方感到舒服和方便才是本质,毕竟方便别人的同时也是在方便自己啊。

回信的礼仪:

1.原则上收到信件后尽快回复(反映的是你对对方的重视成度和做事效率)。

2.原则上默认回复全部(反映你对该事件保持持续关注,其次也方便别人查看始末)。

ps:

回复全部时要根据需要进行标题修改和抄送密送的功能使用。

抄送:你要发给几个人看,能做到不多不少是功力。

密送:好好研究一下有大用。

附件:发送邮件之前必须检查有没有遗漏附件文件(错别字,收件人等也需要检查)。

本文由李雪含原创出品,未经许可,请勿转载

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原文始发于微信公众号(李雪含):写一封恰当的邮件|邮件礼仪