随着开始工作,越来越认识到邮箱邮件的重要性,无论是重要事项的备案和传达,又或者是商务合作的对接,再或者是某些文件的传递,都可能需要使用到邮件。

一直觉得邮件重要,但是从来没有想过为什么重要,直到写毕业论文。无论是开题报告,又或者是正文修改,到最终定稿,最少也需要三四次的修改稿,如果没有邮箱来传递这些文件,自己再一不小心弄丢了文件,最后很容易把文件搞乱,最后花大量的时间在最后的定稿整理上,吃过这方面的亏,幸好因为是邮件发给指导老师,她哪里也有我的邮件文件,最后交稿才能从她哪里找到我的论文终稿打印上交。

前段时间,在工作上出了纰漏。

和合作伙伴一直是通过微信沟通,所以没有确定更深度的东西,以至于在最终合作执行后没有达到满意的结果,彼此吵了起来;领导帮我解决了,给我看了他的做事方法,首先通过电话沟通出现的问题,然后提出解决方案,双方确定细节,敲定以后再通过邮件正式完成事项的定稿。

这就是仪式感,当事情敲定下来后,通过正式性的文件确定一次,这样就有了事后的处理依据。

工作后,学到的一件事就是在邮件这种比较正式的文件上要注重细节,把自己想传达的内容,正式的传达给对方。

在写邮件的时候我一般是这样的逻辑:

1.主题:邮件的主题其实就是内容的关键词标题。

在邮件的主题里我通常是用 ​关键词事件+时间+发件人。

比如【国庆节放假】+9.28+##,这样收件人一眼就能看出来这封邮件传达的内容主要是什么,同时也能清楚是谁发的,什么时间发的(方便粗略的判断是否还在有效期里)。

备注:事项特别重大,有收到请回复确认的重要事项甚至可以在主题增加一个【请确认】一类的关键词。

2.邮件的正文

对于邮件的正文,除了开头的敬语,直接切入事情的主题即可;比较需要注意的细节是要把事情有逻辑,有条理的写明白。

有逻辑是指要有先后顺序,比如写论文就是发现问题,提出问题,分析问题,解决问题;做事情就是为什么,怎么做,做什么。

有条理就是指要有1234这样的条理列出来,一眼就能看出来要哪些点需要注意到的,从而不会漏掉。

以上是邮件的主题内容,把事情说明白;根据事项的重要性和反馈的需求,可能会增加不同的内容在邮件内容末尾作为结束,比如说:

【备注】收到后两天内请确认回复;请确认无误后回复确认;有问题请两天内回复反馈等

除了这一种,经常用的是默认的邮件来源或者说是签名后缀。比如我发邮件末尾都是默认带上for iPhone…由此带来的启示就是我们可以自定义一种末尾后缀,比如我常用的一种格式:

签名:

公司:

姓名|职位

手机:

微信:

邮箱:

就是末尾增加一个类似名片的内容,这样做的好处就是收件人读完邮件,可以快速通过你内容末尾提供的联系方式进行联系(尤其是第一次联系的朋友)。

3.邮件附件

最重要的是邮件附件文件的命名,让收件人可以一眼看出来这个文件的内容,时间以及第几稿(是否是终稿),比如合同可能会改好几次才最终定下来要签订的那一版。

比如:【关键词事件】+时间+修改版本

 

总之很多事情都是在乎细节,根据自己的需要去做,除此之外更重要的是要照顾到收件人的感受的同时,尽可能让收件人可以快速方便的处理关于你发给他的邮件。​​​​